CONTROL

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una seria de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanza una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatro funciones específicas que son: la planificación, organización, dirección, y control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Como se puede observar estas cuatro funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento; es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Conceptos

Robbins 

El control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa"

Stoner 

Lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas"

Fayol

El control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición".

IMPORTANCIA DEL CONTROL

- Crear mejor calidad.
- Enfrentar el cambio.
- Producir ciclos más rápidos
- Agregar valor.
- Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente a recordad que no debe existir solo el control a posteriori, si no que, al igual que le planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de provisión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.


ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL CONTROL


* Comparar los resultados con los planes generales.
* Evaluar los resultados.
* Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
* Comunicar cuales son los medios de medición.
* Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
* Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
* Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
* Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Condiciones para el control.

Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:

* Su propósito y naturaleza:   - Objetivos
                                                      - Eficiencia
                                                      - Responsabilidad Directriz
                                                      - Proyección

* Su estructura organizativa y planes:   - Planes
                                                                        - Comunicación, dirección y coordinación

* Su proceso:  - Establecimiento de medidas
                           - Determinar y conocer aspectos estratégicos de la empresa
                           - Principio de excepción
                           - Flexibilidad y utilidad

Instrumentos para efectuar el control

* Informes
* Auditorías
* Estudios de tiempo y movimiento

Principios del control

- Equilibrio: A cada grupo o departamento en los distintos niveles jerárquicos se le debe proporcionar el grado de control correspondiente.

- De los objetivos: El control existe en función de los objetivos, es un miedo para alcanzar el fin perseguido.

- De la oportunidad: El control para su eficacia, necesita ser oportuno o sea que, debe aplicarse antes de que se efectúe el error.

DIRECCIÓN

Dirección es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendado, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo.
Funciones de la Dirección: Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. La dirección es aquel elemento  de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

Conceptos

Frederick Taylor

Estableció en los principios de la administración la Unidad de Dirección, como un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienen al mismo fin.

Henrry Fayol

Define la dirección indirectamente al señalar: "Una vez constituid el grupo social, se trata de hacerlo funcionar, tal es la misión de la dirección, la que consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa".

Koontz y O'Donnel

Adoptan el término dirección, definiendo ésta como "La función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados".

Chester Barnard

Define dirección como "El coordinar los esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo".

Elementos de la dirección

- Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

- Motivación.

- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

- Comunicación.

- Supervisión.

. Alcanzar las metas de la organización.

FASES DE LA DIRECCIÓN

* Delegación

* Autoridad

* Comunicación

* Supervisar

PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

~ Armonía de los objetivos o coordinación de intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

~ Impersonalidad del mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

~ Vía Jerárquica: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

~ Resolución de los conflictos: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

~ Aprovechamiento del conflicto: - Experiencia

                                                    - Experimentación

                                                    - Investigación

                                                    - Aplicar la decisión

ORGANIZACIÓN

El término organización se usa en forma muy diversa en administración. Algunos teóricos -particularmente aquellos que enfocan la administración a la luz de las ciencias del comportamiento- considerar la organización simplemente como las relaciones humanas en la actividad del grupo, equivalente a la estructura social. Así, la "organización" en el sentido de "empresa"  una institución para alcanzar metas.

Sin embargo, como una función de los ejecutivos la organización tiene que ver con la estructura actividad-autoridad de una empresa. Esto es, la agrupación de actividades necesarias ara alcanzar los objetivos de la empresa y la asignación de cada grupo de actividades a un ejecutivo, con la autoridad necesaria para administrar estas actividades. De acuerdo con esto, la organización significa el establecimiento de relaciones de autoridad con indicación de la coordinación entre ellas, tanto vertical como horizontalmente en la estructura de la empresa.  Utilizar a la organización como un sistema estructural les parece a los autores del libro más realista que otros conceptos de organización. En realidad, la mayoría de los ejecutivos consideran que están organizando cuando establecen la estructura organizativa.

Dividir el trabajo de la organización en responsabilidades departamentales básicas, contribuye potencialmente a una administración efectiva de diversas maneras: puede clarificar la responsabilidad y la autoridad al especificar qué grupo efectúa qué trabajo y quién reporta a quién; puede facilitar la comunicación y el control al agrupar a las personas con responsabilidades de trabajo relacionadas; puede aumentar la probabilidad de que las decisiones se tomen en donde se encuentra la información y la habilidad; puede acomodar diferencias en importancia y en posición entre diversas actividades al colocarlas en diferentes niveles de jerarquía.

Concepto.

Agustín Reyes Ponce: 

“Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”

Eugenio Sixto Velasco

“Organizar es agrupa y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones autoridad,
responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe
existir”

Beckles, Carmichael y Sarchet
“Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos”

Isaac Guzmán Valdivia

“Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran
una empresa con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento posible de los
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue".


Harold Koontz & O’Donnell

“Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto
en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa”

Joseph L. Massie
“La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las
tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia
objetivos comunes”

Terry

“Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una
indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su
cargo la ejecución de las funciones respectivas”

Lyndall Urwick

“Disposición y correlación de las actividades de una empresa”


Sheldon

“Es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar, con los
elementos necesarios para su ejecución de tal manera que las labores que así se ejecuten,43
sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de
los esfuerzos disponibles”.

Peterson & Plowman

“Método de distribución de la autoridad y la responsabilidad, y sirve para establecer
canales prácticos de comunicación entre los grupos”

Luther Gulick

“Establecimiento de la estructura formal de autoridad, a través de la cual las subdivisiones
de trabajo son integradas, definidas y coordinadas para el objetivo en cuestión”


Henry Fayol

“Construir tanto el organismo material como el social de la empresa”

Schein

“Coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan
conseguir una finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y
del trabajo, a través de una jerarquización de la autoridad y responsabilidad”

Abrahamsson

“Estructuras configuradas según un plan diseñado por una persona, grupo, o clase con el
deliberado y expreso propósito de conseguir ciertos objetivos dentro de los intereses de
mandato, y con frecuencia opuestos a otros intereses”

Mario Sverdick


“Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa”

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

· Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.)

· Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

· Suministra los métodos pata que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

· Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, rediciendo los costos e incrementando la productividad.

· Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.

Principios de la Organización.

· Del objetivo: toda y cada una de las actividades establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos y propósito de la empresa.

· De la especialización: este principio fue establecido por Adam Smith. Afirma que
el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de
una sola actividad. Mientras más específico y menor sea el campo de acción de un
individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

· Jerarquía: es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y
responsabilidad fluyan en una línea clara e interrumpida, desde el más alto
ejecutivo hasta el nivel más bajo.

· Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.

· Unidad de mando: este principio establece que al determinar un centro de
autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los
subordinados no deberán reportar a más de un superior.

· Difusión: para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada
puesto cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito
a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con
las mismas.

· Amplitud o tramo de control: hay un límite en cuanto al número de subordinados
que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este puede realizar todas sus
funciones efectivamente.

· De la coordinación: las unidades de una organización deberán mantenerse en
equilibrio.

· Continuidad: una vez que se han establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL:

Organización formal: Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e
integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquéllos que manejan el proceso decisorio.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

Organización informal: Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la  organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se clasifican en:

- Políticas
- Económicas
- Educativas y culturales
- Religiosas
- De fines sociales

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LAS ORGANIZACIONES

La tarea de evaluar el desempeño constituye un aspecto básico de la gestión de los RRHH en las organizaciones empresariales. Un sistema de evaluación del desempeño es una técnica de gestión de recursos humanos que permite determinar la actuación de  cada una de las personas que estén involucradas en dicho sistema,en relación a una serie de factores establecidos de antemano y en consecuencia su aportación a la consecución de los objetivos individuales,departamentales y globales de la organización.

Evaluación de desempeño en 6 pasos:

La Evaluación de Desempeño en ocasiones genera estrés y malestar entre los trabajadores, con efectos negativos para las empresas. La razón de porqué expertos recomiendan evaluar el desempeño es que, cuando el diseño es el correcto, se transforma en una potente herramienta para alinear a los trabajadores en cómo conseguir los objetivos que persigue la empresa. Más aún, permite mejorar las condiciones de trabajo, detectar necesidades de capacitación y fortalecer las conductas positivas del personal.

Paso 1: IDENTIFIQUE LOS CONOCIMIENTOS, LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES DEL CARGO.

Seleccione aquellos aspectos que a su parecer son centrales en el quehacer del trabajador. Relaciones estas funciones con indicadores de resultados. Por ejemplo, para un vendedor su principal función es vender y un indicador de resultado es una meta de ventas. Para un encargado de bodega su principal función es mantener en orden los productos, un indicador asociado es mantener el inventario al día.

PASO 2: CONTRASTAR ESTOS PUNTOS CON EL TRABAJADOR.

Es de suma importancia que el trabajador también forme parte de la construcción de su evaluación. Comparta lo que ha establecido como lo central indague si con estos puntos se está considerando todo lo que él/ella realiza. Puede estar olvidando algo que realiza el trabajador, y que en esta conversación se puede rescatar. El trabajador por su parte sentirá que es valorado y tendrá mayor claridad de qué se le exige en su cargo.

PASO 3: DEFINA LA METODOLOGÍA.

Existen distintas modalidades de SED: una donde la persona es evaluada sólo por su jefe (evaluación en 90°), otra en que además lo evalúan su pares (en 180°) e incluso algunos en donde la persona también es evaluada por sus subalternos (en 360°). Recomendamos partir con una evaluación en 90° o 180°, para luego terminar con una evaluación en 360°.

PASO 4: ESTABLEZCA PERIODICIDAD DE EVALUACIONES.

Si la evaluación es breve (no más de 2 planas) y no le toma más de una hora entregar una retroalimentación, realícela mensualmente. También puede ser trimestral o cada 4 meses, dependiendo del cargo y de la necesidad de ir supervisando las metas. Es posible tener una versión abreviada para realizar mensualmente y otra versión más completa a realizar una vez al año. Es importante respetar las fechas, ya que es un rito que establece orden y tranquilidad (nada mejor que obtener un feedback sobre mis resultados para corregir mis errores o fortalecer mis aciertos).

PASO 5: INCORPORE LA AUTO EVALUACIÓN.

Siguiendo la misma pauta de evaluación, recomendamos que el trabajador también se auto evalúe, así podrá notar las diferencias de percepción sobre una misma tarea o función y ser más claro sobre el punto a evaluar.

PASO 6: ENTREGUE LOS RESULTADOS.

Una vez construido el Sistema de Evaluación de Desempeño (SED) debe entregue un reporte verbal y/o escrito sobre el desempeño de cada trabajador y del equipo. Esta evaluación no debe ser sólo un reporte para saber si sus trabajadores están haciendo bien o mal su pega, es una guía para el mismo trabajador que le permitirá ajustarse a lo que la empresa define como importante.

El Sistema de Evaluación de Desempeño le permitirá tener personas más preparadas y orientadas a resultados. Para ello se debe destacar lo bueno (el cumplimiento de metas y las fortalezas del personal) y corregir lo malo (debilidades en que me debo enfocar). Generando sentido de equipo, quienes están mejor evaluados pueden apoyar a los otros, y poner una meta de equipo que mejorar para los próximos meses.

También el SED permite identificar brechas entre lo que desea la empresa y la realidad. Detectar estas diferencias a tiempo es un buen inicio, ya que permite conocer en qué aspectos debo capacitar al personal o dónde debo mejorar el proceso de selección de los trabajadores.

Para no evitar que la evaluación genere estrés y problemas de clima laboral, es necesario sostener una comunicación fluida con los trabajadores. Ellos deben participar de la construcción del SED (Paso 2) y sus opiniones deben ser consideradas. De esta manera, los trabajadores podrán percibir que este sistema les permite aprender mejores estrategias y corregir sus errores. Les entrega claridad de qué hacer y cómo hacerlo, siguiendo una guía que otorga tranquilidad para el trabajador y eficiencia en la gestión de la empresa.

Los 7 Habitos de la gente altamente efectiva Parte 4

En este video Stephen R Covey, nos menciona 4 recetas a partir de una historia. nos plantea como centrarnos adecuadamente y nos invita a replantear nuestros motivos a partir de estas 4 recetas.

Los 7 hábitos de las Personas Altamente Efectivas parte 3

En esta tercera parte, nos habla de la importancia de lograr la dependencia, el yo, para lograr la interdependencia, nosotros y como esto es la base para comprender los 7 hábitos de las Personas altamente efectivas.

Los 7 Habitos de las Personas Altamente Efectivas Parte 2

En esta segunda parte Stephen R Covey, nos habla de como las bases para lograr una efectividad duradera, la importancia de la formación valórica del individuo y como trabajar en una ética de carácter para lograr la confiabilidad en el individuo.